コラム:チャットツールとメールのメリット・デメリット。使い分け方とは
投稿日 : 2020.01.27
今やビジネスの現場で欠かせないチャットツール。連絡手段メールと両方使っている企業も増えていますが、メールとチャットツールのメリットを理解して使い分けられているでしょうか。
この記事では、メールとチャットツールのメリット・デメリットを明らかにし、効率的に使い分ける方法を紹介します。
まずは、最近導入する企業が増えているチャットツールのメリット・デメリットについて見ていきましょう。
チャットツールにはプッシュ通知があるため、連絡に気づきやすいのが特徴です。メールのように「お世話になっております」のようなかしこまった挨拶をすることもないので、リズミカルなコミュニケーションが可能になります。短い文章も気軽に送れるので、メールに比べてスムーズにやり取りできるでしょう。
チャットツールにはグループを作る機能があるため、チームでの情報共有がスムーズに行なえます。メールでも複数人に送信できますが、毎回送り主を設定しなければならず手間がかかります。チャットツールならあらかじめグループを設定しておけば、効率的にチーム内の情報共有が行なえます。
気軽に連絡がとれるのがコミュニケーションのメリットですが、そのせいで重要性の低い連絡が増える可能性も高まります。直接話せば数分で済む内容も、チャットツールで連絡される上に通知がなるので集中の邪魔になるケースもあります。場合によっては業務の生産性を下げる危険性もあるので注意が必要です。
リアルタイムなコミュニケーションができるチャットツールですが、逆に相手に切迫感を与えてしまう場合もあります。ツールによっては既読したかわかるツールもあるため、既読したらすぐに返事をしなければいけないと思わせてしまうのです。返信を急ぐあまり、逆にコミュニケーションに非効率が生まれてしまう危険性があります。
チャットツールと比較してメールのメリット・デメリットについても見ていきましょう。
メールは過去の情報を検索できるので、探したい情報がすぐに見つかるのが大きなメリットです。チャットツールの場合は情報が埋もれてしまう上に、後からメッセージを削除したり内容を変更できるため、探したい情報が見つからない危険性もあります。
メールはお互いのメーラー（メールの送受信ソフト）が違っても、アドレスさえ分かれば連絡が可能です。チャットツールはお互いに同じツールを使っていなければ連絡ができません。メールであれば相手のメーラーを気にすることなく連絡できるため、社外の方との連絡にも向いています。
メールにはマナーがあり、人によってはマナー重要視している場合もあります。マナーがなっておらず、相手の印象を損なうことも珍しくありません。挨拶や言葉遣い気をとられていては、チャットツールのようにスピーディーに連絡がとれないでしょう。
メールは送信した後に、相手が読んだのか判別がつきません。メールを読んで返信を忘れているのか、メールを読んでいないかで、その後にとるべき行動も大きく変わります。場合にはよってメールを読んだか確認するメールを送るなど、無駄な手間が増えることにもなります。
上記のメリット・デメリットから、チャットツールとメールをどのように使えばいいか見ていきましょう。
チャットツールのメリットはなんといっても、手軽にコミュニケーションがとれることです。プロジェクトごとにグループを作れるので、みんなで意見を出し合いながら仕事を進めるのに向いています。チャットの履歴を遡れば、どのような経緯で話し合いが行われたのかすぐに分かるため、途中からプロジェクトに参加した方もそれまでの経緯を理解できます。
重要な意思決定や会議での決定事項を記録として残す場合には、メールが向いています。メールであれば後から削除したり内容を変更できないため、記録の保管に向いているのです。あとから必要な情報をピンポイントで探せることも、記録の保存に向いている理由の一つです。記録を残さなければいけない状況はそう多くありませんが、普段はチャットツールを使いながらも、大事な内容を送る場合にはメールを使うのがおすすめです。
適切なコミュニケーション方法を選ぶことで、仕事の効率は大きく飛躍します。なんとなく選ぶのではなく、状況や目的に合わせてメールを使うかチャットツールを使うか考えてみましょう。
SMSハンターは、SMSで見込み客を長期自動追客する不動産業界に特化したサービスです。見込み客の携帯電話やスマホに開封率90％以上といわれるSMS（ショートメッセージ）でステップメールを送信し継続的にコンタクトを促し続けます。
不動産会社のためのビジネスツール比較サイト「不動産ビジネスバンク」。営業支援・顧客管理・反響獲得など、日々の業務のサポートや経営課題を解決するサービスを一度に比較することが可能です。
不動産業界のビジネスマンに送る新感覚WEBマガジン。
不動産業界に特化型のM&A／事業承継の仲介・アドバイザリーサービス。
外壁塗装と屋根塗装の見積もりを一括で取得できるサイトです。簡単入力で複数の施工会社に見積もり依頼が送れて、価格、サービス、保障や塗料など、多角的に比較検討できます。すべて無料でご利用できます。
メタ住宅展示場は、実在するモデルハウスを一堂に集めたメタバース住宅展示場です。大手ハウスメーカーから工務店まで、注文住宅を建築するならVR内見から。
リースバックとは自宅を売却して賃貸で住み続けられる不動産サービスです。仕組みから相場、トラブル対策をわかりやすく解説。当サイトでは無料で大手から中小までサービス提供会社に一括見積もりをして、簡単にプランを比較できます。
賃貸オーナー・家主獲得SFA「管理戸数ふえるくん」は不動産の管理獲得システムです。管理受託営業CRM、KPIダッシュボード、家主情報マップ、DM郵送依頼など管理獲得の業務を効率化します。
不動産売却の窓口は、売主が比べて、選べて、納得する一括査定サイト。「大手から地元密着まで、比べて、選べる」をコンセプトに本当に納得できる不動産売却をサポートします。複数の不動産会社から査定額や売却提案がくるからラクに比較。媒介契約でもれなく祝い金を進呈。
不動産売却、査定、買取、任意売却など、不動産サービスの一括比較サイトです。無料で利用できます。
リビン・テクノロジーズ株式会社 は、不動産とWEBテクノロジーを融合したプロダクトの開発と運営を行う不動産テック企業（Real Estate Tech）。東京、名古屋、大阪、福山、福岡に拠点。不動産メディア「リビンマッチ」は、不動産売却査定、土地活用、人材紹介サービスを展開。ネット広告にも強み
不動産営業支援・物件管理システムのパイオニア「仲介王」。全国のセンチュリー21・ジャパン加盟店さまが利用する基幹システムとしても採用いただき、新機能追加・改善により常に使いやすい便利なシステムへと進化し続けています。また、低価格で導入しやすい加盟店さま向けホームページの開発も行なっています。
SMSハンターは、SMSで見込み客を長期自動追客する不動産業界に特化したサービスです。見込み客の携帯電話やスマホに開封率90％以上といわれるSMS（ショートメッセージ）でステップメールを送信し継続的にコンタクトを促し続けます。
不動産会社のためのビジネスツール比較サイト「不動産ビジネスバンク」。営業支援・顧客管理・反響獲得など、日々の業務のサポートや経営課題を解決するサービスを一度に比較することが可能です。
不動産業界のビジネスマンに送る新感覚WEBマガジン。
不動産業界に特化型のM&A／事業承継の仲介・アドバイザリーサービス。
外壁塗装と屋根塗装の見積もりを一括で取得できるサイトです。簡単入力で複数の施工会社に見積もり依頼が送れて、価格、サービス、保障や塗料など、多角的に比較検討できます。すべて無料でご利用できます。
メタ住宅展示場は、実在するモデルハウスを一堂に集めたメタバース住宅展示場です。大手ハウスメーカーから工務店まで、注文住宅を建築するならVR内見から。
リースバックとは自宅を売却して賃貸で住み続けられる不動産サービスです。仕組みから相場、トラブル対策をわかりやすく解説。当サイトでは無料で大手から中小までサービス提供会社に一括見積もりをして、簡単にプランを比較できます。
賃貸オーナー・家主獲得SFA「管理戸数ふえるくん」は不動産の管理獲得システムです。管理受託営業CRM、KPIダッシュボード、家主情報マップ、DM郵送依頼など管理獲得の業務を効率化します。
不動産売却の窓口は、売主が比べて、選べて、納得する一括査定サイト。「大手から地元密着まで、比べて、選べる」をコンセプトに本当に納得できる不動産売却をサポートします。複数の不動産会社から査定額や売却提案がくるからラクに比較。媒介契約でもれなく祝い金を進呈。
不動産売却、査定、買取、任意売却など、不動産サービスの一括比較サイトです。無料で利用できます。
リビン・テクノロジーズ株式会社 は、不動産とWEBテクノロジーを融合したプロダクトの開発と運営を行う不動産テック企業（Real Estate Tech）。東京、名古屋、大阪、福山、福岡に拠点。不動産メディア「リビンマッチ」は、不動産売却査定、土地活用、人材紹介サービスを展開。ネット広告にも強み
不動産営業支援・物件管理システムのパイオニア「仲介王」。全国のセンチュリー21・ジャパン加盟店さまが利用する基幹システムとしても採用いただき、新機能追加・改善により常に使いやすい便利なシステムへと進化し続けています。また、低価格で導入しやすい加盟店さま向けホームページの開発も行なっています。
SMSハンターは、SMSで見込み客を長期自動追客する不動産業界に特化したサービスです。見込み客の携帯電話やスマホに開封率90％以上といわれるSMS（ショートメッセージ）でステップメールを送信し継続的にコンタクトを促し続けます。
不動産会社のためのビジネスツール比較サイト「不動産ビジネスバンク」。営業支援・顧客管理・反響獲得など、日々の業務のサポートや経営課題を解決するサービスを一度に比較することが可能です。
不動産業界のビジネスマンに送る新感覚WEBマガジン。
不動産業界に特化型のM&A／事業承継の仲介・アドバイザリーサービス。
外壁塗装と屋根塗装の見積もりを一括で取得できるサイトです。簡単入力で複数の施工会社に見積もり依頼が送れて、価格、サービス、保障や塗料など、多角的に比較検討できます。すべて無料でご利用できます。
メタ住宅展示場は、実在するモデルハウスを一堂に集めたメタバース住宅展示場です。大手ハウスメーカーから工務店まで、注文住宅を建築するならVR内見から。
リースバックとは自宅を売却して賃貸で住み続けられる不動産サービスです。仕組みから相場、トラブル対策をわかりやすく解説。当サイトでは無料で大手から中小までサービス提供会社に一括見積もりをして、簡単にプランを比較できます。
賃貸オーナー・家主獲得SFA「管理戸数ふえるくん」は不動産の管理獲得システムです。管理受託営業CRM、KPIダッシュボード、家主情報マップ、DM郵送依頼など管理獲得の業務を効率化します。
不動産売却の窓口は、売主が比べて、選べて、納得する一括査定サイト。「大手から地元密着まで、比べて、選べる」をコンセプトに本当に納得できる不動産売却をサポートします。複数の不動産会社から査定額や売却提案がくるからラクに比較。媒介契約でもれなく祝い金を進呈。
不動産売却、査定、買取、任意売却など、不動産サービスの一括比較サイトです。無料で利用できます。
リビン・テクノロジーズ株式会社 は、不動産とWEBテクノロジーを融合したプロダクトの開発と運営を行う不動産テック企業（Real Estate Tech）。東京、名古屋、大阪、福山、福岡に拠点。不動産メディア「リビンマッチ」は、不動産売却査定、土地活用、人材紹介サービスを展開。ネット広告にも強み
不動産営業支援・物件管理システムのパイオニア「仲介王」。全国のセンチュリー21・ジャパン加盟店さまが利用する基幹システムとしても採用いただき、新機能追加・改善により常に使いやすい便利なシステムへと進化し続けています。また、低価格で導入しやすい加盟店さま向けホームページの開発も行なっています。
事業拡大に伴い、リビン・テクノロジーズの新卒採用・中途採用強化中！
/営業・企画営業/WEBサイト・インターネットサービス関連職/ インフラエンジニア/WEBデザイナー/
マーケティング・企画・宣伝/オペレーター・アポインター/コールセンター管理・運営/
様々なご応募お待ちしております。
