コラム:チャットツールとメールのメリット・デメリット。使い分け方とは
投稿日 : 2020.01.27
今やビジネスの現場で欠かせないチャットツール。連絡手段メールと両方使っている企業も増えていますが、メールとチャットツールのメリットを理解して使い分けられているでしょうか。
この記事では、メールとチャットツールのメリット・デメリットを明らかにし、効率的に使い分ける方法を紹介します。
まずは、最近導入する企業が増えているチャットツールのメリット・デメリットについて見ていきましょう。
チャットツールにはプッシュ通知があるため、連絡に気づきやすいのが特徴です。メールのように「お世話になっております」のようなかしこまった挨拶をすることもないので、リズミカルなコミュニケーションが可能になります。短い文章も気軽に送れるので、メールに比べてスムーズにやり取りできるでしょう。
チャットツールにはグループを作る機能があるため、チームでの情報共有がスムーズに行なえます。メールでも複数人に送信できますが、毎回送り主を設定しなければならず手間がかかります。チャットツールならあらかじめグループを設定しておけば、効率的にチーム内の情報共有が行なえます。
気軽に連絡がとれるのがコミュニケーションのメリットですが、そのせいで重要性の低い連絡が増える可能性も高まります。直接話せば数分で済む内容も、チャットツールで連絡される上に通知がなるので集中の邪魔になるケースもあります。場合によっては業務の生産性を下げる危険性もあるので注意が必要です。
リアルタイムなコミュニケーションができるチャットツールですが、逆に相手に切迫感を与えてしまう場合もあります。ツールによっては既読したかわかるツールもあるため、既読したらすぐに返事をしなければいけないと思わせてしまうのです。返信を急ぐあまり、逆にコミュニケーションに非効率が生まれてしまう危険性があります。
チャットツールと比較してメールのメリット・デメリットについても見ていきましょう。
メールは過去の情報を検索できるので、探したい情報がすぐに見つかるのが大きなメリットです。チャットツールの場合は情報が埋もれてしまう上に、後からメッセージを削除したり内容を変更できるため、探したい情報が見つからない危険性もあります。
メールはお互いのメーラー（メールの送受信ソフト）が違っても、アドレスさえ分かれば連絡が可能です。チャットツールはお互いに同じツールを使っていなければ連絡ができません。メールであれば相手のメーラーを気にすることなく連絡できるため、社外の方との連絡にも向いています。
メールにはマナーがあり、人によってはマナー重要視している場合もあります。マナーがなっておらず、相手の印象を損なうことも珍しくありません。挨拶や言葉遣い気をとられていては、チャットツールのようにスピーディーに連絡がとれないでしょう。
メールは送信した後に、相手が読んだのか判別がつきません。メールを読んで返信を忘れているのか、メールを読んでいないかで、その後にとるべき行動も大きく変わります。場合にはよってメールを読んだか確認するメールを送るなど、無駄な手間が増えることにもなります。
上記のメリット・デメリットから、チャットツールとメールをどのように使えばいいか見ていきましょう。
チャットツールのメリットはなんといっても、手軽にコミュニケーションがとれることです。プロジェクトごとにグループを作れるので、みんなで意見を出し合いながら仕事を進めるのに向いています。チャットの履歴を遡れば、どのような経緯で話し合いが行われたのかすぐに分かるため、途中からプロジェクトに参加した方もそれまでの経緯を理解できます。
重要な意思決定や会議での決定事項を記録として残す場合には、メールが向いています。メールであれば後から削除したり内容を変更できないため、記録の保管に向いているのです。あとから必要な情報をピンポイントで探せることも、記録の保存に向いている理由の一つです。記録を残さなければいけない状況はそう多くありませんが、普段はチャットツールを使いながらも、大事な内容を送る場合にはメールを使うのがおすすめです。
適切なコミュニケーション方法を選ぶことで、仕事の効率は大きく飛躍します。なんとなく選ぶのではなく、状況や目的に合わせてメールを使うかチャットツールを使うか考えてみましょう。
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